Das Hinweisgeberschutzsystem der Staatskanzlei
Für die Staatskanzlei als Regierungszentrale ist es von wesentlicher Bedeutung, dass Gesetze, interne Richtlinien und Verhaltens- und ethische Grundsätze eingehalten werden. Hinweise zu potenziellen Regelverstößen können namentlich oder auch anonym abgegeben werden.
Für die Staatskanzlei als Regierungszentrale ist es von wesentlicher Bedeutung, dass Gesetze, interne Richtlinien und Verhaltens- und ethische Grundsätze eingehalten werden.
Daher ist es ein wichtiges Ziel der Staatskanzlei, eine Kommunikationskultur zu fördern, in der auch sensible Themen offen und ohne Sorge vor negativen Konsequenzen kommuniziert werden können.
Um solch ein „lernendes System“ zu ermöglichen, ist es der Staatskanzlei ein besonderes Anliegen, möglichst frühzeitig Kenntnis über Fehlentwicklungen und wesentliche Regelverstöße zu erlangen, um diese sorgfältig aufklären und konsequent abstellen zu können.
Aus diesem Grund ermutigt die Staatskanzlei dazu, ihr Hinweise auf potenziell relevante Regelverstöße mitzuteilen.
Entsprechende Hinweise zu potenziellen Regelverstößen können namentlich oder auch anonym abgegeben werden. Wir möchten jede hinweisende Person aber bestärken, ihre Identität offenzulegen. Dies ermöglicht eine bessere Handhabung der Meldung und unter Umständen notwendige Rückfragen zum Sachverhalt gestellt werden, die der Aufdeckung des erhobenen Vorwurfs dienen. Jede Meldung wird sorgfältig geprüft, Verdachtsfälle untersucht und etwaige Verstöße aufgeklärt.
In diesem Zusammenhang toleriert die Staatskanzlei keine Repressalien, sprich Benachteiligungen, von hinweisgebenden Personen, die aufgrund von konkreten Anhaltspunkten Hinweise zu potenziellen Verstößen mitteilen. Für betroffene Personen gilt so lange die Unschuldsvermutung, bis der Regelverstoß bewiesen ist.
Sämtliche Hinweise werden von uns vertraulich behandelt.
Welche Meldestellen gibt es?
Eine hinweisgebende Person hat für ihre Meldung die Wahl zwischen einer Meldung an eine interne oder externe Meldestelle. In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien fürchtet, sollte sie eine Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Eine hinweisgebende Person hat für ihre Meldung die Wahl zwischen einer Meldung an eine interne oder externe Meldestelle. In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien fürchtet, sollte sie eine Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Externe Meldestellen
Hinweisgebende Personen können sich an folgende externe Meldestellen wenden:
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Externe Meldestellen: |
zuständig für: |
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Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (§ 19 HinSchG) |
alle externen Meldungen soweit nicht eine andere externe Meldestelle nach den §§ 20 bis 23 HinSchG zuständig ist |
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Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht |
Hinweise nach § 21 HinSchG |
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Bundeskartellamt |
Hinweise nach § 22 HinSchG |
Interne Meldestelle der Staatskanzlei
Gemäß § 12 HinSchG haben Beschäftigungsgeber sicher zu stellen, dass bei ihnen eine Stelle für interne Meldungen hinweisgebender Personen eingerichtet und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können.
Für die Staatskanzlei wurde Frau Isabelle Fried der Tätigkeitsbereich der internen Meldestelle gemäß § 12 Hinweisgeberschutzgesetz übertragen.
Die interne Meldestelle arbeitet unparteiisch, unabhängig und frei von Interessen Dritter. Sie berichtet unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes ausschließlich direkt an den Chef der Staatskanzlei bzw. die Vertretung im Amt.
Wer kann Meldungen an die interne Meldestelle der Staatskanzlei abgeben?
Meldungen können sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Staatskanzlei abgeben.
Meldeberechtigt sind ferner Referendarinnen und Referendare, Auszubildende, Praktikantinnen und Praktikanten und vergleichbare Personen, die in einer einem Ausbildungszweck dienenden Beziehung zur Staatskanzlei stehen. Freiwillige Helferinnen und Helfer (z.B. bei Großveranstaltungen) sind diesem Personenkreis gleichgestellt.“
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern sowie Unterauftragnehmerinnen und Unterauftragnehmern (Handwerkerinnen und Handwerkern, Dienstleistungsunternehmen, Beraterinnen und Beratern, Selbstständigen, Freiberuflerinnen und Freiberuflern, Lieferanten u.a.m.), die von der Staatskanzlei beauftragt wurden, sind ebenso meldeberechtigt wie sonstige Personen, die für diese Dienststellen tätig sind und in einem beruflichen Kontext Informationen über Verstöße erlangt haben. Gleiches gilt für Personen mit bereits beendetem Dienst- oder Arbeitsverhältnis und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Beginn ihres Arbeitsverhältnisses.
Hinweis: Beamtinnen und Beamte, die eine Meldung oder Offenlegung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz vornehmen, sollen nach dem Entwurf des Saarländischen Gesetzes über interne Meldestellen auf kommunaler Ebene und zur Änderung des Saarländischen Beamtengesetzes von der Einhaltung des Dienstwegs befreit werden.
Welche Voraussetzungen für eine Meldung müssen vorliegen?
Die Meldestelle nimmt Meldungen entgegen, die Verstöße im Sinne des § 2 HinSchG darstellen. Der Verstoß muss im Rahmen der beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit erfolgen. Meldungen über privates Fehlverhalten ohne Bezug zur beruflichen Tätigkeit oder unbegründete Spekulationen oder Gerüchte wie auch falsche Verdächtigungen (§ 9 Abs. 1 HinSchG) sind nicht geschützt.
Meldungen, die Informationen enthalten, die Sicherheitsinteressen berühren oder Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten verletzen, fallen nach Maßgabe des § 5 HinSchG nicht unter den Schutz des Gesetzes.
Wie kann ich eine Meldung abgeben?
Meldungen sind schriftlich (per Brief oder per E-Mail) abzugeben. Nach Absprache können im weiteren Verfahren persönliche Vorsprachen bzw. Rücksprachen erfolgen.
Anonyme Meldungen sind auch möglich. Bitte beachten Sie nur, dass bei anoynmen Meldungen Rückfragen etc. schwieriger sind.
Briefe an die interne Meldestelle sind wie folgt zu adressieren:
Staatskanzlei des Saarlandes
– Interne Meldestelle –
Frau Isabelle Fried
Am Ludwigsplatz 14
66117 Saarbrücken
Eine Kennzeichnung mit „persönlich/vertraulich“ wird empfohlen.
Hinweis: Bei der Übermittlung von Informationen oder Hinweisen per unverschlüsselter E-Mail handelt es sich um einen Übertragungsweg, bei dem eine Einsichtnahme durch unbefugte Dritte nicht ausgeschlossen werden kann. Insoweit ist bei einer unverschlüsselten E-Mail der Vertraulichkeitsschutz in einem geringeren Maße gewährleistet als bei einem Brief in einem verschlossenen Umschlag.
Hinweise können auch nach vorheriger Terminvereinbarung in einem persönlichen Gespräch gegenüber Frau Isabelle Fried abgegeben werden. Diesen vereinbaren Sie bitte über die genannte E-Mailadresse.
Darüber hinaus können sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbstverständlich auch weiterhin jederzeit an die jeweilige vorgesetzte ggf. übergeordnete vorgesetzte Person, an die Personalabteilung oder auch an die Mitarbeitervertretung wenden, um eine Meldung abzugeben.
Was passiert nach meiner Meldung?
Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt. Bei einer Zustellung an Wochenenden, Sonn- und Feiertagen gilt die Meldung am nächsten folgenden Werktag als eingegangen.
Die interne Meldestelle prüft ihre Zuständigkeit, das Vorliegen der Meldevoraussetzungen sowie die Stichhaltigkeit der Meldung. Falls erforderlich, ersucht sie die hinweisgebende Person um weitere Informationen zum gemeldeten Sachverhalt. Die hinweisgebende Person ist nicht verpflichtet, der Meldestelle weitere Informationen zum gemeldeten Sachverhalt zur Verfügung zu stellen. Die Meldestelle ergreift angemessene Folgemaßnahmen. Dies können
- interne Untersuchungen,
- der Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen,
- die Abgabe des Verfahrens
- oder der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen
- zwecks weiterer Untersuchungen an eine bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder
- an eine zuständige Behörde
sein.
Die interne Meldestelle informiert die hinweisgebende Person zeitnah – spätestens nach drei Monaten ab dem Zeitpunkt der Eingangsbestätigung bzw. bei unterbliebener Eingangsbestätigung innerhalb von maximal drei Monaten und sieben Tagen nach Eingang der Meldung – über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Das Vertraulichkeitsgebot sowie datenschutzrechtliche Vorschriften sind hierbei zu beachten. Auch in den Fällen, in denen einer Meldung nicht weiter nachgegangen und das Verfahren ohne weitere Maßnahmen abgeschlossen wird, ist eine Rückmeldung vorgesehen.
Schutz der hinweisgebenden Person
Von besonderer Bedeutung ist der Schutz der Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person. Wesentlich für die Wirksamkeit des Hinweisgeberverfahrens ist ein wirksamer Schutz der Identität der hinweisgebenden und sämtlicher von einer Meldung betroffenen Personen. Die Identität darf dabei grundsätzlich nur den jeweils für die Bearbeitung einer Meldung zuständigen Personen bekannt sein. Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person oder einer Person, die Gegenstand einer Meldung ist, sollen nur in Ausnahmefällen herausgegeben werden dürfen, etwa in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden.
Repressalien wie zum Beispiel Suspendierung, Entlassung und vorzeitige Kündigung sind gegen hinweisgebende Personen verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.
Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung oder Offenlegung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, so wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. In diesem Fall hat die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, zu beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruhte (Beweislastumkehr).
Werden die Identitäten vertraulich behandelt?
Die interne Meldestelle verarbeitet personenbezogene Daten – einschließlich deren Austausch oder Übermittlung – im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 und der Richtlinie (EU) 2016/680 sowie mit nationalem Datenschutzrecht. Auf § 10 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.
Die interne Meldestelle behandelt die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich. Die Identität der hinweisgebenden Person darf ohne deren ausdrückliche Zustimmung ausschließlich den mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.
Die Identität darf nur dann preisgegeben werden, wenn ein Ausnahmetatbestand im Sinne des § 9 HinSchG gegeben ist. Eine Offenbarung der Identität des Hinweisgebers ist damit nicht gänzlich ausgeschlossen (vgl. Art. 13ff. Datenschutz-Grundverordnung - DS-GVO).
Die hinweisgebende Person ist zu unterrichten, bevor ihre Identität offenbart wird, es sei denn, diese Unterrichtung würde die entsprechenden Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährden.
Im Rahmen der Unterrichtung wird der hinweisgebenden Person eine schriftliche Darlegung der Gründe für die Weitergabe der betreffenden vertraulichen Daten übermittelt.
Die interne Meldestelle schützt in gleicher Weise die Identität Dritter, die in den Meldungen erwähnt werden, sowie die Identität betroffener Personen. Informationen über Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen nur in den Fällen des § 9 Abs. 4 HinSchG an die jeweils zuständige Stelle weitergeleitet werden.
Die interne Meldestelle gewährleistet durch entsprechende organisatorische, räumliche und technische Maßnahmen, dass ein Zugriff Dritter auf Akten und Dokumente der Meldestelle nicht möglich ist.
Wann besteht ein Schutz vor Repressalien?
Jede Form von Repressalien, einschließlich der Androhung und des Versuchs von Repressalien gegen hinweisgebende Personen ist verboten.
Hinweisgebende Personen sind vor Repressalien dann geschützt, wenn
- ein nach dem HinSchG vorgesehener Meldeweg beschritten wurde,
- die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die von ihr gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen,
und der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG eröffnet ist bzw. die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall ist.