Ausschreibung von Sponsoringleistungen für den Neujahrsempfang der Ministerpräsidentin am 10.01.2024
Zum Jahresbeginn 2024 lädt die Ministerpräsidentin des Saarlandes zum traditionellen Neujahrsempfang. Hierzu werden Sponsoringleistungen ausgeschrieben.
(1) Allgemeines
Zum Jahresbeginn 2024 lädt die Ministerpräsidentin des Saarlandes Anke Rehlinger zum traditionellen Neujahrsempfang in die Saarlandhalle nach Saarbrücken ein.
Unter dem Motto „Das Saarland sagt Danke“ begrüßt Frau Ministerpräsidentin am Mittwoch, 10. Januar 2024, rund 1.500 Gäste aus Politik, Wirtschaft, Zivilgesellschaft, Sport und Kultur zur protokollarisch hochrangigsten Veranstaltung des Saarlandes.
Bereits in der Vergangenheit haben engagierte Unterstützer und Partner daran mitgewirkt, die adäquate Durchführung der Veranstaltung zu gewährleisten, die insbesondere auch dazu dient, ehrenamtliches und gesellschaftliches Engagement im Saarland zu würdigen.
Die Staatskanzlei des Saarlandes als Veranstalterin möchte auch für den Neujahrsempfang 2024 Sponsoringpartner gewinnen. Maßgabe und Leitfaden sind hierbei die Regelungen der „Richtlinie über Sponsoring in der saarländischen Landesverwaltung“ (i.d.F. vom 7.11.14), die u.a. vorsieht, Chancengleichheit zwischen potentiellen Sponsoren zu garantieren.
(2) Informationen zur Veranstaltung und Kategorien
Die Veranstaltung findet als Stehempfang statt. Neben einem ca. 30-minütigen Unterhaltungsprogramm steht die Rede der Ministerpräsidentin im Mittelpunkt des offiziellen Teils. Im Anschluss besteht die Möglichkeit zum geselligen Austausch mit musikalischer Begleitung.
Basierend auf dem Veranstaltungskonzept ist Sponsoring in folg. Kategorien möglich:
- Wurst- und Fleischspezialitäten
- Pizza- und pizzaähnliche Convenienceprodukte
- Lebensmittel(einzelhandel), insb. Bereitstellung von Materialien für die Zubereitung von Snacks/Canapés durch den Landesverband der SaarLandFrauen
- Bier und Biermischgetränke (inkl. alkoholfreie Biermischgetränke)
- Alkoholfreie Getränke
(3) Sponsoringpakete
Paket 1 für Engagements im Wert von bis zu 500,00 € (ohne USt.)
Im Paket enthalten sind:
- Logo-Platzierung auf zwei Sponsorenwänden im Innenbereich
- Aufstellung eines mobilen Werbeträgers (Banner, Roll-Up, Beachflag o.Ä.) im Innenbereich
- Namensnennung im Rahmen der begleitenden Medienarbeit, u.a. im Social-Media-Bereich
- Wiederkehrende Einblendung des Logos auf der Großbildleinwand
Paket 2 für Engagements im Wert von mehr als 500,00 € (ohne USt.)
Im Paket enthalten sind:
- Prominente Logo-Platzierung auf zwei Sponsorenwänden im Innenbereich
- Möglichkeit der Produktpräsentation mit einem mind. 5 x 5 m großen, durch den Sponsor zu personalisierenden Präsentationsstand; hierbei unentgeltliche Ausgabe von Produkten zum Verzehr[1] (Kalkulation unter Berücksichtigung der zu erwartenden Gästezahl)
- Namensnennung im Rahmen der begleitenden Medienarbeit, u.a. im Social-Media-Bereich
- Wiederkehrende Einblendung des Logos auf der Großbildleinwand
Hinweise:
- Gem. Zi. 5.4. der Sponsoringrichtlinie sind ab einer Wertgrenze von 500,00 € (ohne USt.) zulässige Sponsoringmaßnahmen durch einen schriftlichen Vertrag oder eine Dokumentation der Vereinbarung vollständig und abschließend aktenkundig zu machen. Aus operativen Gründen wird – bei Zustandekommen des Sponsorings – der als Anlage beigef. Rückmeldebogen für diese Dokumentation genutzt.
- Gem. Zi. 6.1 der Sponsoringrichtlinie erstellt die Landesregierung zweijährlich einen Sponsoringbericht, der Leistungen ab einem Wert von 3.000,00 € (ohne USt.) auflistet.
(4) Ergänzende Informationen zum Verfahren
Bei dem hier gewählten Verfahren handelt es sich um eine Ausschreibung von Sponsoringleistungen gem. Zi. 3.1 der Sponsoringrichtlinie. Sponsoring i.e.S. ist die Zuwendung von Geld-, Sach- oder Dienstleistungen durch eine juristische oder natürliche Person mit wirtschaftlichem Interesse. Dies ist im Falle des Neujahrsempfangs der Ministerpräsidentin zulässig für die Zwecke der unternehmerischen Öffentlichkeitsarbeit, ein Einfluss auf die Inhalte der Veranstaltung ist dabei ausgeschlossen.
Die Ausschreibung bietet potentiellen Sponsoringpartnern die Möglichkeit, ihr Interesse an einer Unterstützung gegenüber der Staatskanzlei zu bekunden.
Hierzu ist der als Anlage beigefügte Rückmeldebogen per E-Mail (d2@staatskanzlei.saarland.de) bis zum 30.11.23 an die Bedarfsstelle (Abt. D: Presse und Öffentlichkeitsarbeit, Ref. D/2: Großveranstaltungen und serielle Kommunikationsformate) zu senden.
(5) Schlussbestimmungen
Ein Anspruch auf Zustandekommen des Sponsorings besteht nicht. Die Auswahl der Sponsoringpartner soll insbesondere die Bedarfsdeckung, wie sie durch die gebildeten Pakete kategorisiert wurde, gewährleisten. Für den Fall, dass mehr Sponsoringpartner ein Angebot abgeben als Bedarf besteht, erfolgt eine angemessene Aufteilung. Die Auswahlentscheidung obliegt der Staatskanzlei als Veranstalterin des Neujahrsempfangs.
[1] Die notwendige, elektrische Infrastruktur wird bereitgestellt. Wasseranschlüsse im Innenraum stehen aus technischen Gründen nicht zur Verfügung.