Rechtliche Rahmenbedingungen für die Durchführung von Videokonferenzen, insbes. Abstimmungsverhalten, Datenschutz etc.
Die Durchführung von Videokonferenzen nach § 51a Absatz 1 KSVG ist möglich, wenn
- eine außerordentliche Notlage vorliegt, durch welche die Durchführung einer Präsenzsitzung nach § 38 KSVG ganz erheblich erschwert ist,
- die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister diese Notlage feststellt,
- zwei Drittel der gesetzlichen Mitgliederzahl des jeweiligen Gremiums (Gemeinde- bzw. Stadtrat, Kreistag, Regionalversammlung) der Durchführung von Videokonferenzen zustimmen und
- die technischen Voraussetzungen für die Durchführung von Videokonferenzen gewährleistet werden.
In der aktuellen Pandemie bspw. können Präsenzsitzungen der Räte dadurch ganz erheblich erschwert sein, dass die Einhaltung der erforderlichen Hygiene- und Abstandsregeln im Rahmen einer Präsenzsitzung nicht oder nur unter erheblichen Schwierigkeiten sicherzustellen ist.
Zu den erforderlichen technischen Voraussetzungen für alle Mitglieder des Rats gehört die Ausstattung mit der erforderlichen Hard- und Software; die Grundlagen hierfür sind in einigen Kommunen bereits mit Einführung von Ratsinformationssystemen gelegt worden. Dazu gehört aber auch die Schulung der Mitglieder, um die Technik in der Praxis anwenden zu können, und soweit dies erforderlich ist auch Hilfestellungen im Einzelfall, wenn Ratsmitglieder bspw. (gerade bei der ersten Sitzung als Videokonferenz) Anwendungsprobleme haben. Hier kann in der Praxis etwa ein Probelauf vor der eigentlichen Sitzung mit der Möglichkeit jedes Ratsmitglieds, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter im Rathaus telefonisch um Hilfe zu bitten, hilfreich sein.
Hinsichtlich der Abstimmung in Videokonferenzen ist die Besonderheit des § 51a Absatz 4 KSVG zu beachten, wonach Wahlen und geheime Abstimmungen in diesem Rahmen nicht zulässig sind; die entsprechenden Voraussetzungen wären im Rahmen einer Videokonferenz kaum zu realisieren.
In Bezug auf den Datenschutz ist sicherzustellen, dass den Anforderungen des Saarländischen Datenschutzgesetzes und der EU-DSGVO umfassend Rechnung getragen wird. Dies betrifft auch die Sicherheit der gewählten Technik. Im Übrigen gelten für jedes Ratsmitglied die allgemeinen Anforderungen an die Vertraulichkeit, bspw. die Vergabe eines sicheren Passworts und dessen sorgfältige Aufbewahrung, die Sitzungsteilnahme in einem geschlossenen Raum, geschützt vor dem Zuhören oder Zuschauen durch Dritte etc.; insoweit sind die Pflichten des Ratsmitglieds bei Videokonferenzen vergleichbar mit den Pflichten zur sorgfältigen Aufbewahrung der schriftlichen Unterlagen für Ratssitzungen in Präsenz.
Bei Durchführung einer Sitzung als Videokonferenz muss außerdem durch zeitgleiche Übertragung in Ton und Bild in einen öffentlich zugänglichen Raum die Herstellung der Öffentlichkeit gewährleistet werden; der Ort ist bei Bekanntmachung der Sitzung zu benennen.