Projektmanagement Office und Digitale Entwicklung

Projektmanagement Office

Im PMO (Projektmanagement Office) werden allgemeingültige, dem Projektmanagement übergeordnete Regelungen zur Qualitätssicherung erarbeitet. Teil des PMO sind unter anderem Analysen und Untersuchungen der Struktur und Organisation von Arbeits- und Geschäftsprozessen, sowie die Unterstützung der Betriebsleitung bei der Festlegung der strategischen Ziele des LfS.

Bestandteile des Qualitätsmanagements des LfS sind in der folgenden Grafik zusammengestellt:

Hier finden Sie eine Darstellung der Bestandteile des Qualitätsmanagements des LfS mit den übergeordneten Regeln für die Grundsätze der Projektbearbeitung:

Bestandteile des Qualitätsmanagements im LfS (PDF, 8KB, Datei ist nicht barrierefrei)

So obliegt die Pflege und Weiterentwicklung des Organisationshandbuches dem Fachbereich Projektmanagement Office und Digitale Entwicklung. Eine weitere Aufgabe ist die Verwaltung, Überwachung (Qualitätskontrollen) und Weiterentwicklung des Aktenplans. Aus der Darstellung wird auch die Einbindung des Projektmanagements in das QM-System deutlich. Darin sind die folgenden Kernaufgaben des Projektmanagement Office angesiedelt:

Das Projektmanagement Office hat grundsätzlich dafür zu sorgen, dass Projekte auf der Grundlage einheitlicher Datenstrukturen, die offen und durchschaubar sind, bearbeitet werden. Abläufe in der Bearbeitungskette (Wertschöpfung) sind eindeutig zu klären und richtig zu koordinieren im Hinblick auf die beiden Schwerpunkte:

• Interdisziplinäre Zusammenarbeit vieler Fachrichtungen
• Effiziente Projektarbeit mit der Möglichkeit hoher Wertschöpfung

Um das zu erreichen, sind im PMO die folgenden Aufgabenbereiche angesiedelt.

Administrative Funktion

Die administrativen Aufgaben orientieren sich am Qualitätsmanagementsystem des LfS und umfassen die Bereitstellung aller erforderlichen Regelungen und Werkzeuge für ein erfolgreiches Projektmanagement.

Grundlegende Regelungen werden im Projekthandbuch kontinuierlich weiterentwickelt. Das Projekthandbuch wird für jedes Projekt angelegt. Dort werden alle Informationen zum Projekt und alle relevanten Dokumente eingestellt. Im PMO werden Dokumentvorlagen erstellt, Formulare und Arbeitsvorlagen vereinheitlicht.

Um gemeinsam mit allen Projektbeteiligten Daten zu erarbeiten und zu pflegen ist die Nutzung eines gemeinsamen Datenraumes erforderlich. Hierzu wurde eine SharePoint-Umgebung eingerichtet, in der die Daten verwaltet werden und die nach Projektabschluss die Projektdokumentation umfasst.

Optimierungsfunktion des PMO

Die bestehenden Prozesse in der Projektbearbeitung werden kontinuierlich analysiert und optimiert. Diese Optimierungsfunktion soll die Ergebnisqualität nachhaltig verbessern.

Dabei ist die Implementierung der teamorientierten Arbeitsweise insbesondere auch im Hinblick auf die Einführung der Methode des Building Information Modeling (BIM) von herausragender Bedeutung.

Wesentliche Handlungsfelder sind das Erstellen von Ablaufplänen zur Prozessbeschreibung, Vorgaben für die Projektsteuerung sowie Vorgaben zur Projektorganisation (PSP) und zur Projektdokumentation mit Projektabschluss. Dazu werden Schulungen zur prozessorientierten Projektsteuerung entwickelt und durchgeführt.

Zur Einführung der BIM-Methodik gehört der Aufbau und Weiterentwicklung der BIM-Management-Dokumente, insbesondere:

• Auftraggeber-Informations-Anforderungen (AIA);
• Building-Information-Modeling Ablaufplan (BAP);

Zur Umsetzung ist daran anschließend die Konkretisierung der Anwendungsfälle.

Koordinierung der Projekte

Effiziente Zusammenarbeit der Zukunft wird darin bestehen, Teams so zusammen zu stellen, dass ihre Leistung den gestellten Aufgaben vollkommen angepasst ist und nicht etwa umgekehrt. Teams von Spezialisten (Netzwerk) müssen so zusammengestellt werden, dass sie sowohl geforderte Spezialaufgaben bearbeiten können, als auch wechselnden Managementanforderungen schnell folgen können.

Teams sind damit keine einmalig starre Einrichtung, sondern müssen sich wandelnden Anforderungen schnell anpassen können. Das ist nur möglich durch einheitliche Strukturen, Methoden und Werkzeuge.

Diese Arbeitsweise wird in der Zukunft noch weiter verstärkt und auf alle Projekte angewendet. Hierzu wurde die PORG (Projektorganisation) eingerichtet, die interne übergeordnete Projektgruppe zur Überwachung und Koordination aller Projekte des LfS einschließlich Schnittstellenmanagement.

Die folgende Grafik soll einen Überblick über die Organisation von Bauprojekten beim LfS geben:

Projektorganisation für Bauprojekte im LfS (PDF, 30KB, Datei ist nicht barrierefrei)

Kontrollfunktion

Zum Projektcontrolling werden ausgewählte IT-Lösungen eingesetzt. Das neue Multiprojektmanagement Tool MaViS (Maßnahmenvisualisierung und -steuerung) hilft die Kosten und Termine für alle Projekte übersichtlich vorzuhalten. Damit wird erstmalig eine homogene Datengrundlage aus Mach und Procon entstehen, woraus dann auch das gesamte Berichtswesen generiert werden soll.

Der Aufbau und die Implementierung aller vorhandenen Daten wird im PMO gesteuert und vorangebracht.

Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht der Aufgabenbereiche im Projektmanagement Office:

Aufgabenbereiche im Projektmanagement Office beim LfS (PDF, 11KB, Datei ist nicht barrierefrei)

Digitale Entwicklung

Neben den klassischen Aufgaben des Projektmanagements umfasst der Fachbereich auch die Aufgaben der digitalen Entwicklung inklusive dem Bereich IT-Sicherheit:

IT-Systemarchitektur

Bei dem Aufgabengebiet der IT-Systemarchitektur liegt der Fokus darauf, die digitale Entwicklung unter Integration der bestehenden Systeme und der Kommunikation der verschiedenen Systeme miteinander (Schnittstellenmanagement) voran zu bringen. Eine besondere Aufgabe liegt hierbei in der Koordinierung von Bund-/Länder-Fachinformationssystemen für den Straßenbau und dem Aufbau Workflow-basierter Arbeitsprozesse.

Berechtigungsmanagement

Beim Berechtigungsmanagement geht es um die Koordination, Genehmigung und Freigabe von Zugangsberechtigungen auf externe Portale, aber auch die Zugangsberechtigungen externer Firmen, wie z.B. Ingenieurbüros oder Baufirmen, auf Systeme des LfS.

IT-Koordination

Die IT-Koordination betreibt die Bedarfsanalyse von Hardware, Software und Dienstleistungen in Abstimmung mit der übergeordneten IT-Behörde und steuert die IT-Beschaffungsprozesse und externen Dienstleistungen. Ein weiterer Schwerpunkt kommt dabei auch der Verwaltung, Übersicht und Kostenkontrolle von Beschaffungen und Verträgen zu, insbesondere der Vertragsverwaltung von EVB-IT-Verträgen.

Informationsportale

Einen großen Stellenwert innerhalb der digitalen Entwicklung hat die Administration und Bereitstellung von Informations- und Anwendungsportalen. Zu nennen seien hier das Intranet, das digitale Organisationshandbuch, sowie das Projekthandbuch und die damit verbundene Organisation und Durchführung der erforderlichen Schulungen in diesen Bereichen. Für das digitale Projektmanagement ist ein unverzichtbarer Bestandteil die Konzeptionierung, Administration und Weiterentwicklung der Common Data Environment (CDE) auf SharePoint-Basis.

Mobilfunk und neue Medien

Der Schwerpunkt liegt hier bei der Erstellung und Umsetzungsprüfung von Konzepten mobiler Endgeräte, wie beispielsweise Handys oder Tablets für den Außendienst. Auch die Initiierung und Projektsteuerung von Online Meeting Plattformen gehört hier mit in den Aufgabenpool digitaler Entwicklung.

IT-Sicherheit

Die Hauptaufgabe der IT-Sicherheit liegt darin, die Betriebsleitung in Fragen der IT-Sicherheit zu beraten und bei der Umsetzung zu unterstützen. Insbesondere geht es dabei um den Aufbau, Betrieb und die Weiterentwicklung eines IT-Sicherheitskonzepts und dessen Anpassung an neue gesetzliche Gegebenheiten. Auch die Durchführung von Schulungsmaßnahmen gehört zum Aufgabengebiet der IT-Sicherheit. Ebenso ist sie Anlaufstelle und Ansprechpartner auf dem Gebiet der IT-Sicherheit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und übernimmt die Leitung der Analyse und Nachbearbeitung von IT-Sicherheitsvorfällen.