Stellenangebot
Assistenz (m/w/d) - (Vorzimmerkraft)
Bewerbungsfrist
17.08.2024
Dienstverhältnis
Arbeitnehmer
Entgelt / Besoldung
TV-L E 6 - TV-L E 9a /
Teilzeit / Vollzeit
Vollzeit
Wochenarbeitszeit
39.5
Erforderliches Studium
Behörde
Staatskanzlei Saarland
Arbeitsort
Am Ludwigsplatz 14
66117 Saarbrücken
Externe Stellenausschreibung der Staatskanzlei
Bei der Staatskanzlei des Saarlandes ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt beabsichtigt, die Stelle einer
Assistenz (m/w/d) (Vorzimmerkraft)
in der Abteilung B – Grundsatz, Planung und Reden - unbefristet zu besetzen.
„Die Abteilung B „Grundsatz, Planung und Reden“ in der Staatskanzlei des Saarlandes übernimmt die Einordnung von Themen mit landesweiter politischer Bedeutung im Rahmen der Richtlinienkompetenz der Ministerpräsidentin. Die Abteilung entwickelt daraus Vorschläge für Strategien und Planungen der Landesregierung. In der Abteilung werden Texte und Reden für die Ministerpräsidentin erstellt sowie Auftritte der Ministerpräsidentin inhaltlich vorbereitet. Über Bürgerforen und den Ehrenamtsdialog strukturiert die Abteilung den Austausch zwischen Zivilgesellschaft und Ministerpräsidentin. Die Abteilung nimmt zudem die Fachaufsicht über das Landesarchiv wahr.
Ihre Aufgaben
- Koordination, Organisation und Vor- bzw. Nachbereitung von Terminen, Tagungen und Besprechungen sowie Empfang und Betreuung von Besuchern
- Erledigung von Postein- und -ausgängen
- Überwachung, Ergänzung und Vorlage termingebundener Vorgänge
- Eigenverantwortliche Büro- und Terminorganisation, Terminabstimmung und Terminüberwachung
- telefonische oder schriftliche Korrespondenz samt Fristüberwachung und Wiedervorlagenmanagement,
- telefonischer Erstkontakt
- selbständiges Fertigen von Antwortschreiben oder Ausgangsschreiben nach Weisung
- Zuarbeit und inhaltliche Unterstützung bei der Erstellung von Terminvorbereitungen für die Ministerpräsidentin und den Chef der Staatskanzlei
- Zuarbeit beim Controlling und Monitoring des Regierungsprogramms
- Organisatorische Mitarbeit bei der Erstellung des jährlichen Strukturwandelreports
- Abwicklung der Beauftragung und Abrechnung im Zuge von Vergaben an externe Dienstleister
- Zuarbeit bei der Aktenverwaltung und Buchführung zur Budgetkontrolle
- Abstimmungs- und Koordinationsaufgaben
Ihre Qualifikation
Bewerbungsvoraussetzung ist eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur*m Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), zur*m Kauffrau*mann (m/w/d/) für Büromanagement oder eine vergleichbare berufliche Ausbildung.
Erste Erfahrungen in Verwaltungs- und Organisationsaufgaben sowie berufliche Erfahrungen im Öffentlichen Dienst sind wünschenswert.
Weiterhin erwarten wir
- eine rasche Auffassungsgabe und Interesse an politischen Themen, Verwaltung und politischer Kommunikation,
- sehr gute Rechtschreibung und Grammatikkenntnisse,
- ein sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen,
- ein gutes Organisations- und Planungsvermögen sowie die Fähigkeit zu selbständiger Arbeitsweise,
- gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit modernen Informations- und Kommunikationstechnologien sowie den MS-Office-Standardanwendungen (Outlook, Excel, Word, PowerPoint),
- Kommunikationsfähigkeit und sichereres Auftreten,
- Sensibilität in der Wahrnehmung von Außenkontakten
- die Bereitschaft zur Teilnahme an erforderlichen Fortbildungs- und Qualifizierungsmaßnahmen,
- Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Leistungsbereitschaft, gute Umgangsformen, Kommunikationsstärke, Flexibilität der Arbeitszeiten,
- ein souveränes und freundliches Auftreten sowie ein sicherer Umgang mit Gästen.
Die saarländische Landesverwaltung
Wir sind der größte Arbeitgeber des Saarlandes – die saarländische Landesverwaltung bietet eine große Vielfalt an verantwortungsvollen Tätigkeiten in verschiedensten Gebieten. Unsere Arbeit zeigt Wirkung: Sei es in den Bereichen Polizei, Schule, Justiz, IT, Wirtschafts-und Arbeitsmarktförderung, Verkehrs- und Energiepolitik, Umwelt, Gesundheitswesen, allgemeine Verwaltung, Technik, Finanzen, Bauen oder Soziales. Wir gestalten die Zukunft des Saarlandes.
Werden auch Sie #BerufsSaarländer*in (m|w|d)!
Kurzbeschreibung der Staatskanzlei des Saarlandes finden Sie in der beigefügten Anlage.
Wir bieten …
bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen (Qualifikation und Tätigkeiten) die Möglichkeit zur Eingruppierung zwischen EG 6 – EG 9a TV-L.
Die Eingruppierung erfolgt nach den Regelungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Bei der Stufenzuordnung zu einer Entgeltgruppe können einschlägige Berufserfahrung sowie förderliche Zeiten bei der Stufenzuordnung berücksichtigt werden. Die in den Geltungsbereich des TV-L fallenden Beschäftigten (m/w/d) haben zudem einen Anspruch auf eine zusätzliche Alters- und Hinterbliebenenversorgung unter Eigenbeteiligung.
- Arbeiten im engagierten Team, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeiten
- Familienfreundlichkeit
- Betriebliches Gesundheitsmanagement (u.a. vielseitige Betriebssportangebote)
- Umfassendes Fortbildungsangebot
- Angenehmes, kollegiales Umfeld
- Strukturierte Einarbeitung
Bewerben Sie sich jetzt mit vollständigen Bewerbungsunterlagen!
Reichen Sie bitte Ihre vollständige und aussagekräftige Bewerbung bis zum 17.08.2024 ausschließlich über die Internetplattform www.interamt.de (Angebots-ID: 1171363) ein. Von Bewerbungen per Post, E-Mail oder anderen Medien bitten wir abzusehen.
Alles weitere entnehmen Sie bitte der beigefügten Ausschreibung.
Kontakt
Ansprechpartner:
Jasmin Born
Telefon:
+49 681 5011197
E-Mail:
j.born@staatskanzlei.saarland.de